Dans le souci de faire connaître à la communauté universitaire et au monde extérieur les différents services et établissements de l’Université de Lomé(UL), la Division Information-Communication (DI) de la DIRECOOP a rencontré Monsieur Akodah Ayéwouadan (AA), Maître de Conférences Agrégé des Facultés de droit, Directeur des prestations de services de l’Université de Lomé. Cette interview vous présente les objectifs, le fonctionnement ainsi que les innovations et défis de ce service central de l’UL.
DI : Bonjour Monsieur Ayewouadan. Merci d’avoir accepté de répondre à nos questions. Vous êtes le Directeur des Prestations de Services (DPS) à l’UL. Pouvez-vous nous dire depuis quand vous dirigez la DPS ?
AA : J’ai été appelé aux charges à la DPS en novembre 2016, soit deux ans et demi que je suis à la tête de cette Direction centrale de l’Université.
DI : Quelle est la date de création de votre service et qu’est-ce qui en a motivé sa création ?
AA : La DPS a été créée le 24 août 2004 par l’arrêté N° 014/MESR du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. A son origine, elle s’appelait la Direction des Prestations de Services et des Relations avec le Monde du Travail (DPSRMT). Quatorze ans plus tard, c’est à dire le 9 mars 2018, un arrêté N° 014/2018/MESR/CAB/2018 l’a renommée Direction des Prestations de Services (DPS).
Les raisons fondamentales qui ont motivé la création d’une telle direction sont d’abord des raisons d’efficacité externe de l’Université, autrement dit la possibilité pour l’UL de valoriser ses produits à savoir les étudiants et les compétences enseignantes. On note aussi l’exigence d’entretenir des partenariats avec le monde socio-professionnel, en permettant à l’UL de trouver un ancrage dans ce monde des sociétés et entreprises.
DI : Quel est le rôle de la DPS à l’Université de Lomé et quelles sont ses objectifs ?
AA : La DPS a pour rôle de contractualiser la coopération et les partenariats locaux, c’est à dire des partenariats à dimension commerciale. Elle a aussi le rôle de participer à la formation des étudiants par la recherche de stages (internes et externes), de contrats de formation et de recherche. En outre, nous travaillons à développer la coopération scientifique en valorisant les produits de l’Université de Lomé.
La DPS assure également la coordination des démarches Recherche – Formation – Innovations dans lesquelles l’Université de Lomé est impliquée. Enfin, la DPS a pour rôle d’encourager et d’accompagner le développement de l’entreprenariat étudiant.
Tout ceci a pour objectif principal d’améliorer la visibilité de l’Université de Lomé en tant qu’acteur de développement en la plaçant au centre de l’environnement socio-économique. Un autre objectif de la DPS est de contribuer à la réalisation d’activités lucratives pouvant générer des ressources propres à l’Université. La DPS travaille aussi à l’actualisation du répertoire des compétences de l’Université. Une fois les compétences actualisées, les résultats des travaux et activités de recherche à l’Université sont valorisés à travers la participation des partenaires du monde socio-économique aux projets de recherche à l’Université. A ce propos, il y a un projet actuel qui est la mise en place d’un incubateur qui permettra de valoriser les fruits des recherches et les idées des étudiants. Tout ceci contribuera à l’amélioration de la performance globale de l’Université.
DI : Quelles sont les divisions que vous dirigez et quelles sont les tâches de vos collaborateurs immédiats ?
AA : La DPS comporte trois (03) divisions chapeautées par un secrétariat qui est dirigé par une assistante administrative. La Direction dispose d’une division des prestations, d’une division de la propriété intellectuelle et d’une division de l’information et de la communication.
La division des prestations travaille sur la contractualisation de l’Université avec les partenaires extérieurs et se charge également de la rédaction et du suivi des contrats ou conventions de partenariat que la DPS met en place avec les différents partenaires extérieurs. Enfin, cette division se charge des prestations intellectuelles génératrices de revenus.
La division de la propriété intellectuelle, quant à elle, se consacre essentiellement à la valorisation et à la protection des fruits de la recherche à l’Université. Au sein de cette division, mes collaborateurs se chargent d’identifier les fruits de la recherche, d’accompagner les auteurs dans la protection de ces fruits et d’effectuer un suivi sur les éléments de valorisation. Cette division est donc dans une action de formation et d’accompagnement des différents acteurs de l’Université.
La division de l’information et de la communication est chargée de mieux faire connaître la DPS en la rendant plus visible à travers la sensibilisation. En effet, la DPS étant l’interface entre les étudiants en fin de formation et l’administration universitaire, nous faisons le relai de la communication de certaines informations à l’endroit des étudiants. La division de l’information et de la communication a mené récemment une campagne sur le port du casque pour motocyclistes et aussi une campagne sur l’interdiction de l’usage des sachets noirs en plastique.
DI : Qui sont les bénéficiaires des services offerts par la DPS ?
AA : Il s’agit des étudiants, des enseignants, du personnel administratif, des partenaires du monde socio-professionnel. En dehors de certains étudiants qui arrivent à trouver directement des opportunités professionnelles par le biais de relations personnelles, nous accompagnons généralement nos étudiants dans la recherche de stage ou d’emploi en mettant derrière eux l’institution universitaire. Il leur suffit de nous indiquer leurs cibles d’entreprises et nous les aidons, par exemple, à rédiger un courrier ou à solliciter pour eux un entretien avec les entreprises en question. Cette façon de procéder permet à l’Université de contrôler l’efficacité externe de ses étudiants et de faire un suivi de ce qu’ils deviennent.
Les enseignants aussi bénéficient de nos services en cela que nous les accompagnons à travers la valorisation de la recherche et à travers l’information générale. Nous sommes ainsi un complément de la DIRECOOP.
Le personnel administratif est également suivi dans ses projets dans la mesure du possible.
En ce qui concerne le monde extérieur, c’est-à-dire socio-professionnel, la DPS a contractualisé avec les dames qui occupent les différents marchés sur le campus parce qu’elles offrent un service à l’endroit de la communauté estudiantine. En retour, nous leur proposons certaines facilités comme l’octroi de place, l’organisation des différents espaces de loisirs et d’activités, l’accès à l’eau et à l’électricité. En dehors de ces partenaires, nous entretenons un partenariat bilatéral avec quelques grandes institutions qui ne sont pas installées sur le campus. Ces partenaires ont des relations privilégiées avec l’Université de Lomé car lorsqu’ils ont besoin d’une formation, l’Université de Lomé met à leur disposition des enseignants ayant les compétences sollicitées pour leurs diverses formations, et ce à des tarifs préférentiels. En retour, lorsque l’Université a besoin de profils mais n’en trouve pas dans ses rangs, elle peut aller chercher des ressources professionnelles au sein de ces entreprises partenaires pour venir compléter la formation de ses étudiants. C’est ce qui a été fait, par exemple, lorsque l’Université de Lomé avait décidé une refonte des Masters, avec une forte exigence de professionnaliser ces Masters.
DI : Quels sont les partenaires de l’Université de Lomé avec lesquels vous travaillez ?
AA : L’Université, à travers la DPS, a une trentaine de conventions signées ou de conventions en négociation avec des partenaires assez diversifiés. Nous pouvons citer, entre autres, le Patronat, des Banques telles que Ecobank, Bank of Africa (BOA), Société Inter-Africaine de Banque (SIAB), NSIA Banque, Orabank), l’Ordre des Avocats, l’Ordre des Notaires, la Chambre Nationale des Huissiers de Justice, la Brasserie du Benin, Togo Cellulaire, Moov Togo, la Nouvelle Industrie des Oléagineux du Togo (NIOTO), la Zone franche, l’Agence Nationale Pour l’Emploi (ANPE). Il faut noter que plusieurs de ces partenaires offrent des stages à nos étudiants et nous faisons tout pour rechercher des partenariats qui ciblent le tissu économique togolais afin de nous permettre de couvrir un large spectre d’activités. Toutefois, nous avons constaté que les étudiants en filières Sciences Humaines et Lettres avaient du mal à trouver des stages et à s’insérer. Par conséquent, notre axe de recherche de partenariats tend aujourd’hui vers les ONGs et Associations pour aboutir à des partenariats novateurs. Ceci permettra à ces futurs partenaires de trouver en l’Université un interlocuteur viable.
DI : A ce jour, quel est le nombre des étudiants que la DPS a pu placer dans des entreprises et quel est leur sentiment ?
AA : Durant l’année 2018, par exemple, nous avons réussi à placer neuf cent quatre-vingt-quatre (984) étudiants en stage chez des huissiers de justice ; une vingtaine d’étudiants à la BOA dont deux ont été retenus pour un pré-emploi après trois mois de stage ; une vingtaine d’étudiants à l’Institut Togolais de Recherche Agronomique. Ce qu’il nous manque, c’est le suivi de l’insertion des étudiants placés puisque cela demande assez de moyens pour sa faisabilité. A partir de cette année, nous avons demandé à nos partenaires de nous faire un retour systématique au sujet de ces étudiants. Si les étudiants savent qu’un suivi est exigé, ils donneront plus le meilleur d’eux-mêmes. Dans cet ordre d’idées, nous apprécions les efforts des responsables de l’ESaad qui prennent la peine de faire le suivi de leurs étudiants placés en stage dans les entreprises.
DI : Quelles difficultés rencontrez–vous dans l’exercice de vos fonctions ?
AA : Au regard des ambitions de l’Université de Lomé, les difficultés seraient d’abord la frustration de ne pas pouvoir placer plus d’étudiants qu’il ne faut. Parlant des vraies difficultés, il s’agit du retour de certaines administrations. Nous avons quelques difficultés à placer les étudiants en raison de la réticence de certaines administrations ou entreprises. Certaines ne répondent même pas à nos courriers de sollicitation. En outre, certaines difficultés rencontrées par la DPS sont celles liées aux moyens, sinon la DPS ferait plus que ce qui est déjà fait sur le terrain. Notons aussi des problèmes liés aux différents espaces exploités que nous souhaitons restructurer à court terme et aussi aux autochtones installés sur le campus et leur proximité nous empêchent de faire un véritable contrôle.
DI : Comment collaborez–vous avec les autres établissements ou services de l’Université de Lomé ?
AA : La DPS entretient des relations très cordiales avec les autres services ou établissements de l’Université de Lomé. La discussion se fait souvent soit par voie administrative ou par voie informelle selon les besoins. Ce qui nous arrange aussi, c’est notre profession d’enseignant qui favorise les échanges avec nos collègues responsables des établissements et services.
DI : Quels moyens de communication utilisez–vous pour réaliser vos objectifs et atteindre votre public cible ?
AA : Les moyens de communication que la DPS utilise sont les conférences de sensibilisation pour informer les étudiants et enseignants sur de nouvelles opportunités offertes par nos partenaires, l’envoi des courriers et surtout la DPS reste en étroite collaboration avec le collège des délégués qui constitue un relai important entre l’administration universitaire et les étudiants. Nous communiquons également par voie d’affichage. Nous avons un objectif à terme qui consiste à mettre en place un bulletin d’information en lien avec le monde socio-économique.
DI : Quelles innovations apportez–vous à la DPS ?
AA : La principale innovation apportée à la DPS est l’organisation du travail. En effet, la DPS a mis en place un manuel de procédure qui est en train d’être amendé. Ce manuel décrit les tâches relatives aux activités quotidiennes, les délais alloués et l’identification des personnes chargées d’exécuter ces tâches dans une logique de performance administrative. Une autre innovation est la restructuration de la DPS à travers la création des trois divisions avec pour chacune sa lettre de mission et des objectifs à atteindre en fin d’année. Forte volonté de communiquer envers le milieu universitaire et vis-à-vis du monde socioprofessionnel. Par exemple, pour chaque convention signée, nous mettons en place un comité de suivi et d’évaluation de ce qui a été réalisé avec des délais spécifiques en vue d’améliorer la situation.
DI : Quelle satisfaction personnelle trouvez–vous dans votre travail ?
AA : Ce qui me motive, c’est véritablement d’être au service de la collectivité et de pouvoir atteindre des objectifs en vue d’améliorer d’une part le quotidien des étudiants. Nous nous réjouissons de contribuer à faciliter la vie à nos collègues enseignants pour qu’ils puissent être dans un cadre de travail efficient en produisant le meilleur d’eux-mêmes. Toutefois, ce ne sont que des satisfactions qui doivent être sans cesse renouvelées.
DI : Eu égard aux résultats obtenus à ce jour, quelles sont vos projets pour la DPS à court et à long terme ?
AA : A court terme, il nous faut d’abord finaliser le répertoire des compétences et des prestations de services de l’Université de Lomé. Il nous faut aussi mettre sur pied la fondation de l’Université parce qu’elle nous permettra d’aller chercher des financements sur des projets ou sur la construction infrastructurelle. Par ailleurs, nous souhaitons générer des ressources propres à l’Université. Donc, notre volonté est d’améliorer en permanence les performances et la rentabilité des différents espaces que l’Université a concédés.
A long terme, l’idéal serait pour la DPS d’arriver à une meilleure valorisation des résultats des travaux et des activités de recherche à l’Université de Lomé. Il faudra aussi valoriser au mieux la participation des partenaires du monde socio-économique aux différents projets de recherche à l’Université. Contrairement à de grandes Universités, nous n’avons pas encore atteint un niveau de confiance pour que nos partenaires puissent venir chez nous et main dans la main conduire un projet de recherche. Toutefois, il faudra également aboutir à la mise en place d’un incubateur de projets à valoriser.
Au total, faire en sorte que les étudiants, les enseignants et le monde socio-professionnel trouvent à la DPS un interlocuteur permettant de trouver des solutions aux différents problèmes qu’ils pourraient rencontrer.
DI : Nous vous remercions, M. Ayewouadan, d’avoir accepté notre invitation et d’avoir répondu à toutes nos questions.
AA : C’est moi qui vous remercie. Tout le plaisir est pour moi.
