Dans le cadre de sa démarche qualité, l’Université de Lomé a organisé, les 15 et 16 avril 2025, deux journées stratégiques d’auto-évaluation impliquant ses responsables administratifs et ses partenaires socio-économiques. Une initiative inédite pilotée par la cellule d’auto-évaluation de la Direction de l’information, des relations extérieures, de la coopération et des prestations de services (DIRECOOPS), sous la supervision du professeur Koffi Nutepé Tsigbé, visant à préparer l’évaluation externe du Hcéres tout en consolidant les partenariats.
La première journée a réuni les chefs services administratifs (CSA) et secrétaires principaux issus de tous les établissements et services centraux de l’Université pour une évaluation sans concession des services de la DIRECOOPS. « Cette évaluation interne est notre boussole pour progresser », a souligné le professeur Tsigbé, rappelant les quatre missions clés de sa direction : information institutionnelle, relations extérieures, coopération et prestations de services.
Les échanges ont permis d’identifier trois axes d’amélioration prioritaires notamment la fluidification des processus de mobilité étudiante, l’harmonisation des procédures inter-établissements et la digitalisation accrue des services. Ils ont également donné l’occasion aux participants de faire cinq (5) innovations concrètes dont la création d’un guichet unique pour les partenariats, l’élaboration d’un calendrier prévisionnel des appels à projets, et la mise en place d’un système de mentoring inter-services.
« Pour la première fois, nous avons pu exprimer nos besoins concrets et voir des engagements précis pris en retour. Maintenant, nous savons que nous pouvons postuler aux programmes de mobilité du personnel », a témoigné Mme. Kolouba Tchilalo, CSA à l’Institut universitaire de technologie de gestion (IUT). Pour M. Pio, CSA à la Faculté des sciences de la santé (FSS), « Enfin un cadre formel pour discuter des mobilités étudiantes et les partenariats internationaux ». Pour son collègue du Centre International de Langue de Lomé (CI2L), Mme Eugénie Ossei, « il faut pérenniser ces rencontres et les étendre à toutes les directions de l’Université ».
Le deuxième jour a consacré un dialogue innovant avec des partenaires de l’université, dans le but d’évaluer la qualité et l’impact des partenariats en cours. Une vingtaine d’organisations dont Plan International Togo et Moov Africa ont partagé leurs retours d’expérience. Pour Plan International Togo, il faut créer un cadre formel de suivi des accords avec désignation des points focaux dédiés, tandis que pour Moov Togo, il est important de co-construire et d’institutionnaliser ces rendez-vous afin de booster les synergies. De façon générale, les acteurs appellent à l’adoption du principe de plans d’action annuels conjoints.
« Cette rencontre avec l’Université de Lomé nous a permis de faire une évaluation du partenariat qui nous lie. C’est une belle initiative qui va renforcer l’opérationnalisation des accords existants. Nous avons convenu de la nécessité d’élaborer des plans d’action annuels partagés, pour identifier nos points communs et développer ensemble des initiatives concrètes, toujours dans le but de promouvoir les jeunes », a indiqué Mme Émilie Samboe, conseillère en partenariat et plaidoyer à Plan International Togo. Pour Dr Sylvain Agbosse, représentant de Moov Africa, « c’est une bonne initiative qui devrait devenir régulière. Elle permet d’échanger ouvertement et de corriger les problèmes qui freinent l’évolution des partenariats. L’Université de Lomé et Moov Africa peuvent encore faire davantage ensemble.»
Le professeur Tsigbé a salué ces contributions : « Cet audit interne nous permet d’ajuster nos pratiques en temps réel ». Pilotée par le professeur Yigbe, doyen de la Faculté des lettres, langues et arts (FLAA), cette auto-évaluation cible en phase test quatre (4) services centraux, à savoir la Direction des affaires académiques et de la scolarité (DAAS), la Direction des ressources humaines (DRH), la Direction de la recherche et de l’innovation (DRI), et la DIRECOOPS. Cette phase pilote concerne également l’Institut national de la jeunesse et des sports (INJS), pris comme établissement pionnier avec 12 partenaires stratégiques.
Ces journées historiques démontrent la maturité de l’Université de Lomé dans sa quête de qualité totale. Comme le résume le professeur Tsigbé : « L’auto-évaluation n’est pas un exercice bureaucratique, mais le ferment de notre transformation institutionnelle ». Les perspectives attendues de ces journées incluent la généralisation du processus à toutes les structures, l’élaboration de manuel de procédures optimisées et l’évaluation externe Hcéres en toute sérénité.
L’Université de Lomé écrit ainsi une nouvelle page de son histoire, prouvant que l’excellence académique passe aussi par l’audace de se remettre en question.
