Direction de la Gestion des Archives (DGA)

 

Le Service Central des Archives de l’UB (SCA) crée le 20 septembre 1988, sous l’autorité du Secrétaire Général avait pour mission, la collecte et la gestion des archives de l’UB. (Décision N°692/UB/R/SG portant création et organisation du Service Central des Archives.

Le 26 novembre 1998, le Service Central des Archives devient la Direction de la Gestion des Archives de l’UB (DGA) ayant pour mission de :

- d’organiser les archives courantes des facultés, Ecoles, Instituts et Services de l’UB.

- de traiter les archives anciennes pour faciliter  leur conservation et leur communication. (Arrêté N°225/UB/R/ 98 portant création de la Direction de la Gestion des Archives à l’UB.

La DGA est dirigée par un directeur.

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Article L. 211-1 du Code du Patrimoine

Tous les documents sont donc des archives dès leur création.

Définition des archives publiques

Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité :

  • de l’Etat, des collectivités territoriales et locales, des établissements et entreprises publics  
  • des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public (société mixte, entreprise privée ou association avec une délégation de service public) ;
  • les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notaires, huissiers, greffes des tribunaux, etc.).

Article L. 211-4 du Code du Patrimoine Français

Les documents ou données produits par les universités relèvent de cette catégorie d’archives et appartiennent au domaine public immobilier. Leur statut les soumet donc à certaines règles : 

  • elles sont imprescriptibles : nul ne peut détenir des archives publiques s’il n’en a pas le droit,
  • elles sont inaliénables : elles ne peuvent pas être vendues,
  • l’archivage est une obligation légale,
  • leur destruction est strictement encadrée.

Valeurs des archives

« La conservation (des archives) est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

            Article L. 212-2 du Code du Patrimoine Français

Ainsi, les archives ont valeur de preuve patrimoniale, juridique, administrative et historique.

L’intérêt de l’archivage

L’enregistrement interrompu des fonds publics au fil des générations, confère aux archives publiques une valeur patrimoniale indiscutable, à l’égal des collections des musées et des bibliothèques.

De nombreuses activités culturelles se développent à partir de fonds d’archives : publication, exposition, conférence et colloque, atelier et animation. Ces activités contribuent à la démocratisation des pratiques culturelles, qui constituent l’une des priorités de l’action gouvernementale.

C’est par une collecte raisonné et systématique des archives administratives et d’enseignement chercheurs que les établissements universitaires construisent leur mémoire.

Cette collecte :

  • Permet de justifier les droits et des obligations des personnes,

Etre à même de produire les preuves en cas de contestations, défendre ses droits et ses intérêts

  • Assure la sauvegarde de l’histoire collective,

Valeur de source et de témoignage pour la recherche, ainsi que pour l’identité de l’université.

 Mise en valeur de l’histoire et du patrimoine de l’université. Source pour l’histoire, ainsi que pour les institutions patrimoniales. Témoins de l’identité de l’université à travers ces changements et ses évolutions.

  • Contribue à renforcer leur visibilité au niveau international
  • Aide à promouvoir les activités d’enseignement et de recherche,
  • Enrichit l’image des établissements.
  • Gestion de l’information :

Disposer des informations utiles à, son activité. Aide dans l’exercice de sa compétence, bon fonctionnement de son service. L’imiter les perte de connaissances liés au turn-over d’agents ou aux déménagements.

Etat des fonds

Une université est un établissement qui fédère les activités de production, de conservation et de transmission de différents domaines de la connaissance. Le service des archives de l’université a pour vocation de conserver tous les documents produits par les services assurant ces missions. Cette formation organique des archives est divisée en fonds. Un fonds est un ensemble de document de toute nature, constitué par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Il existe deux types de fonds :

  • Les fonds clos c’est-à-dire les fonds ayant cessé de s’accroître en raison de la disparition de leur producteur, d’une réorganisation interne ou d’une cessation de leurs fonctions,
  • Les fonds ouverts qui continuent d’être alimentés par des versements successifs.

 

Les services de l’université (les instances, les services centraux, généraux ou communs, les composantes d’enseignement et de recherche, les bibliothèques, etc.) produisent quatre catégories d’archives qui se distinguent par leur provenance et leur statut :

  • Fonds administratifs
  • Fonds de l’enseignement
  • Fonds de la recherche
  • Fonds privés.

Fonds administratifs  rassemblent Fonds des services centraux, Fonds de rectorat, Fonds des vice-présidents.

Fonds de l'enseignement

Les archives pédagogiques sont des documents issus des activités d’enseignement : elles sont produites soit par les enseignants, soit par les étudiants.

Il en existe plusieurs sortes :

  • Supports de cours (papier ou électronique, multimédia), de travaux dirigés,
  • Sujets d’examens et leurs corrigés,
  • Copies d’examens,
  • Travaux d’étudiants (rapports de stages, mémoires, maquettes, dessins et collages, documents multimédias, etc.),
  • Guides ou catalogues des unités de valeurs,
  • Plannings des enseignements,
  • Catalogue et programmes d’enseignement (formation continue).

Les archives pédagogiques constituent une source intéressante pour la recherche sur l’histoire de l’enseignement, de la pédagogie et des disciplines. Elles permettent d’étudier l’évolution du contenu des enseignements, des méthodes d’enseignement et d’apprentissage. Elles fournissent également des informations sur l’évolution de la scolarisation et le niveau d’études dans le cadre d’une approche sociologique par exemple.

Fonds de la recherche

Ces fonds d’archives sont composés :

  • des archives des laboratoires et centres de recherche. On y trouve généralement les catégories suivantes de documents :
  1. archives de la création et de la gestion administrative et scientifique du centre,
  2. archives des relations du centre avec des personnes physiques ou morales françaises ou étrangères,
  3. archives liées à des activités éditoriales ou d’enseignement,
  4. archives personnelles du directeur du centre.
  • des archives des chercheurs qui déclinent les trois grands moments de la recherche :
  1. archives issues du travail de recherche (en laboratoire, sur le terrain, en bibliothèque, aux Archives),
  2. archives consignant les résultats de la recherche,
  3. archives relatives à la réception de ces résultats.

Ils présentent un double intérêt :

  • Les données peuvent faire l’objet d’une ré-exploitation par des chercheurs de la même discipline ou de disciplines voisines, dans des perspectives comparatistes, pluridisciplinaires et transdisciplinaires (sociologie de la connaissance, anthropologie historique).
  • Ils sont également utiles pour la recherche en histoire pédagogique (histoire des méthodes et des expériences nouvelles dans la diffusion du savoir), histoire des sciences et techniques (histoire de la recherche et de la diffusion de l’esprit scientifique) et des mentalités (modifications survenues dans l’enseignement de l’histoire par exemple).

Fonds privés

  • Les fonds privés sont composés de documents d’archives produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats, etc.
  • Les services d’archives publics peuvent acquérir des fonds privés en raison de leur intérêt historique et de leur complémentarité avec les fonds publics produits par l’établissement dont ils conservent les archives. Le service des archives peut recevoir des dons. Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique

 

La DGA, dans le cadre de ses activités, développe des relations de partenariat et de travail avec plusieurs institutions et associations notamment :

DGA, Campus Nord

01 BP1515 Lomé 1–Togo

Tél : (228) 22 51 49 55

E-mail : archives_dga@univ-lome.tg